회의 퍼실리테이션 1 - 회의가 끝나면 결정된 것, 해야할 것을 확인한다 - 사회 생활의 40%를 차지하는 회의 3만 시간. 이 3만 회의를 생산적이고 효율적으로 만드는 방법은 없을까? 회의 퍼실리테이션이란 무엇인가?에 대해서 이야기 하고 회의 퍼실리테이션의 첫번째 기술인 결정 사항과 할일 확인하기에 대해 이야기 합니다.

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이 블로그 포스트는 시리즈로 작성되어 있습니다. 다른 내용을 확인하고 싶으신 분들은 아래에 링크를 참고하시기 바랍니다.

목차
회의 퍼실리테이션 1 - 회의가 끝나면 결정된 것, 해야할 것을 확인한다
회의 퍼실리테이션 2 - 회의가 시작되면 회의 종료 조건과 의제, 시간 분배를 확인한다

3만 시간의 회의

회의는 멤버들의 합의 또는 중요한 사항을 결정하는 행위입니다. 단순히 정보 전달이나 궁금증을 해소하는 자리가 아니죠. 불필요한 회의는 다른 업무를 처리하는 시간을 감소시키므로 야근의 원이이 되기도 합니다.

불필요한 회의가 잦으면 회의에 대한 멤버들의 신뢰도가 떨어지고 회의에 대한 집중도를 낮추게 됩니다. 이렇게 낮아진 신뢰도와 집중도는 정작 중요한 회의도 무시하게 되는 역효과를 가져옵니다.

우리가 회의에 사용하는 시간은 어느정도 일까요? 모두를 일반화할 수 없지만 대략적인 회의 시간을 산출해 보면 다음과 같습니다.

입사 ~ 10년차: 주 3회 x 2시간 x 50주 x 10년 = 3천 시간
10년차 ~ 20년차: 주 5회 x 2시간 x 50주 x 10년 = 5천 시간
20년차 ~ 30년차: 주 5회 x 8시간 x 50주 x 10년 = 2만 시간

우리는 대략적으로 회의에 2만 8천시간 정도를 사용하는 걸 알 수 있습니다. 사람이 일생 동안 노동에 사용하는 시간이 7만 5천 시간이라고 합니다. 즉, 사회 생활의 40%가 회의에 사용되는 것을 알 수 있습니다.

이렇게 많은 시간을 우리는 효율적이고 건설적으로 사용하고 있을까요?

이 블로그 시리즈에서는 우리의 사회 생활에 40%를 차지하는 회의를 좀 더 효율적이고 효과적으로 사용하기 위한 쉽고 간단한 퍼실리테이션 (Facilitation) 기술 몇가지를 소개하려고 합니다.

여러분의 회의가 효율적이지 않다고 생각되신다면, 회의에 참가한 멤버들이 회의에 집중하지 않고 각자 다른 일을 한다면, 이 블로그 시리즈에서 소개하는 퍼실리테이션 기술을 도입해 보시기 바랍니다.

회의 퍼실리테이션이란

퍼실리테이션 (Facilitation)이란 무엇일까? 퍼실리테이션의 동사인 퍼실리테이트 (Facilitate)는 무언가를 촉진시키다, 용이하게 하다라는 의미를 가지고 있습니다. 그래서 퍼실리테이션은 어떤 목표를 달성하기 위한 활동을 촉진시키는 기술로 정의할 수 있습니다.

퍼실리테이트: 촉진시키다, 용이하게 하다
퍼실리테이션: 어떤 목표를 달성하기 위한 활동을 촉진시키는 기술

그럼, 회의 퍼실리테이션은 무엇을 의미할까요? 회의에서 퍼실리테이션을 한다는 것은 무엇을 의미하는걸까요? 퍼실리테이션은 어떤 목표를 달성하기 위해 활동을 촉진시키는 것이므로, 회의에서 퍼실리테이션을 한다는 의미는 회의를 촉진시킨다, 회의를 용이하게 한다라고 볼 수 있습니다. 회의는 무언가를 결정하는 것이 목표이므로 회의 퍼실리테이션은 무언가를 결정하는 것을 촉진시키고 용이하게 하는 기술이라고 볼 수 있습니다.

회의 퍼실리테이션: 무언가를 결정하는 것을 촉진, 용이하게 하는 기술

회의 퍼실리테이션 1 - 회의가 끝나면 결정된 것, 해야할 것을 확인한다

무언가 변화를 원한다면 우선 현재 상황을 잘 파악할 필요가 있습니다. 현재의 문제 상황을 구체적으로 적어보면 문제점을 파악하는데 큰 도움이 됩니다. 보통 비생산적이고 비효율적인 회의는 다음과 같은 문제점을 가지고 있습니다.

결정된 것이 무엇인지 모르겠다
- 회의가 끝난 후, 결국 무엇이 결정되었는지 파악이 안된다.
- 무언가 결정이 된 거 같은데, 구체적으로 무엇을 해야하는지 모르겠다.

분명 한시간 넘게 회의를 했고, 무언가 많이 의논하고 토론을 했습니다. 그리고 뭔가를 많이 결정했죠. 하지만 회의에 나오고 나면 모두 다 잊어버립니다. 뭔가 결정은 했는데 뭘해야할지도 모르겠고, 내 이야기가 아닌거 같고 내 담당이 아닌거 같아 잊어버리는 것입니다.

그리고 뒤늦게 “XX씨, 이거 했어요?”라고 물어보면 “네? 그거 해야하는거에요?”라는 식에 이야기가 흘러갑니다. 만약 회의가 끝나고 ‘이런 대화를 한 적이 있다, 이런 대화가 자주 오고간다’라면 이 회의 퍼실리테이션을 도입해 보면 도움이 됩니다.

회의 퍼실리테이션 1: 회의가 끝나면 결정된 것, 해야할 것을 확인한다.

회의는 무엇인가를 결정하는 자리입니다. 그러므로 회의가 끝나면 결정된 것, 해야할 것이 존재합니다. 첫번째 회의 퍼실리테이션은 이 내용을 회의 마지막에 확인하는 것입니다. 기본적으로 회의중에 해야할 것, 결정된 것을 경청하지 않는 것이 잘못됐지만, 이런 잘못이 발생하지 않도록 하는 것도 퍼실리에티션입니다.

비효율적이고 비생산적인 회의가 계속 진행되는 가운데, “이 회의를 개선하기 위해 퍼실리테이션을 도입하겠습니다.”라고 말을 꺼내기는 쉽지 않습니다. 퍼실리테이션이라는 것을 모르는 사람도 있을 수 있고, 이렇게 선언한 후 회의가 개선되지 않는다면 그 책임이 나에게 돌아오지 않을까 하는 걱정도 있습니다. 아니면 높으신 분들 앞에서 이렇게 당당하게 이야기하는 것 자체가 불가능할 수도 있습니다.

그러므로 우선, 회의 마지막에 해야할 일과 결정된 일을 확인하는 것부터 시작해 봅시다. 제가 이해한게 맞는지 확인하고 싶은데요. 오늘 결정 된 것은 이거이거고, 해야할 것은 이거이거인가요?라고 물어보는 거죠.

여기서 중요한 포인트가 하나 있는데, 해야할 것을 확인할 때에는 누가, 언제까지, 무엇을 해야하는지 명확하게 확인해야 합니다.

회의 퍼실리테이션 1: 회의가 끝나면 결정된 것, 해야할 것(누가, 언제까지, 무엇을)을 확인한다.

회의는 무언가를 결정하는 자리입니다. 할 일이 있으면 할 일과 담당자, 기간을 정하는 것은 당연하죠. 첫번째 회의 퍼실리테이션은 이 결정 사항과 할 일을 확인하는 것입니다. 너무도 당연해서, 너무 간단해서 우리가 하지 않는 행동일 수 있습니다. 하지만 정말 중요한 행위입니다. 또한, 간단하지만 빠르게 큰 효과를 볼 수 있는 퍼실리테이션이죠. 이 확인하는 행위만으로 회의가 개선되는 것을 체험하실 수 있을 것입니다. 만약, 이와 같이 작은 행동도 실행할 수 없다면, 다른 것을 할 수도 없고, 해도 효과가 나타나지 않을 것입니다.

또한, 새로운 것을 시도하면 저항이 발생하기 마련입니다. “나중에 개인적으로 확인해”, “이런 것도 몰라?”, “시간없으니깐 나중에” 등과 같은 이야기가 나올 수 있습니다. 3만 시간의 회의를 효율적이고 생산적으로 바꾸고 싶으시다면 이 저항에 굴복하지 말고 웃는 얼굴로 “죄송합니다. 금방 끝나니깐 조금만 봐주세요.”라고 말하며 끝까지 확인해야 합니다. 확인하는 기술은 해야할 것, 결정된 것을 명확하게 해주므로 반드시 효과가 나타납니다. 이런 효과를 모두가 느끼게 되면 이런 저항은 자연스럽게 없어질 것입니다.

회의 마지막에 결정된 내용, 해야할 내용을 확인하는 것은 회의 중간 중간에 나오는 결정된 사항이 시간이 지남에 따라 잊혀지고, 이에 서로 인식이 달라지는 문제를 바로 잡아주는 효과가 있습니다.

회의 마지막에 결정된 것 해야하는 것을 확인하면 다음과 같은 효과를 얻을 수 있습니다.

참가자 전원의 인식을 통일 시킬 수 있다.
결정된 것, 해야할 것 중 빠진 것이 있는지 확인할 수 있다.
해야할 것, 담당자, 기간이 명확해 진다.

확인하는 동작은 의견을 내는 것이 아니기 때문에 누구나 쉽게 말을 꺼낼 수 있습니다. 특히 젊은 직장인들은 “경험도 없으면서”, “현장 업무도 모르면서” 의견을 낸다고 무시하는 경향이 많지만 확인하는 것은 큰 저항없이 받아 들이는 경우가 많습니다.

정리하면, 퍼실리테이션은 회의를 촉진시키는 모든 활동을 의미합니다. 확인하는 동작이 회의를 촉진시킨다면 이것 또한 퍼실리테이션입니다. 퍼실리테이터는 꼭 회의에서 사회자로써 활동할 필요는 없습니다. 이번 경우와 같이 앞에 나서서 퍼실리테이션을 하는 퍼실리테이터가 아닌 뒤에서 퍼실리테이션을 하는 퍼실리테이션을 숨은 퍼실리테이터라고 합니다.

회의가 끝난 후, 확인된 사항(결정된 것, 해야할 것)을 회의 참가자 전원에게 메일을 보내면 더욱 효과적입니다. 참가자들에게 해야 할 일을 잊지 않게 하고 상기시키는 역할을 하기 때문입니다.

메일 공유 포멧

해야할 것, 결정된 것을 모두에게 메일로 공유할 때, 다음과 같은 포멧을 사용할 수 있습니다. 이 포멧은 어디까지나 예시이며, 회사에 맞게 수정해서 사용하시기 바랍니다.

[결정된 것 & 해야할 것] (인사말) 회의에 참가해주셔서 감사합니다. 오늘 회의에서 결정된 것과 해야할 것을 공유드립니다.
결정된 것
⚪︎⚪︎ 자료를 고객들에게 메일로 발송한다.
해야할 것
XX 님
⚪︎⚪︎를 △△일까지 수정하고 YY에게 보낸다.
YY 님
XX가 보내준 ⚪︎⚪︎의 내용을 △△일까지 확인한다.