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- 목차
- 회의 퍼실리테이션 1 - 회의가 끝나면 결정된 것, 해야할 것을 확인한다
- 회의 퍼실리테이션 2 - 회의가 시작되면 회의 종료 조건과 의제, 시간 분배를 확인한다
회의 퍼실리테이션 2 - 회의가 시작되면 회의 종료 조건과 의제, 시간 분배를 확인한다
앞서 배운 회의 퍼실리테이션 기술 1인 회의가 끝나면 결정된 것, 해야할 것을 확인한다가 어느정도 정착되었다면, 이제 다음 단계를 진행할 차례입니다.
이번에 배울 회의 퍼실리테이션 기술은 회의가 끝나면 결정된 것, 해야할 것을 확인한다와 동일하게 확인을 하는 것입니다. 다만, 이번 기술은 회의가 끝날 때가 아닌 회의가 시작될 때, 확인하는 기술입니다.
회의가 시작되면, 회의의 종료 조건을 확인하고, 회의 의제를 정한 후, 각각의 의제별 시간 분배를 확인하는 것 입니다.
- 회의 종료 조건 확인
- 회의 의제 확인
- 각 의제별 시간 분배 확인
회의의 종료 조건
회의의 종료 조건은 다른 말로 회의의 목표라고 합니다. 회의의 종료 조건을 설정해두면 회의가 다른 길로 빠지지 않고 목표를 향해 집중해서 진행할 수 있습니다. 만약, 회의의 종료 조건과 다른 이야기가 나온다면 우선 종료 조건을 달성하고 추후에 이야기 할 수 있도록 유도할 수 있습니다.
회의에는 작은 주제들이 존재하게 됩니다. 이런 작은 주제들을 의제로 볼 수 있으며, 이 의제를 확인하는 것 또한 중요합니다. 예를 들어 정례회는 다음과 같은 의제를 가지고 있을 수 있습니다.
- 고객 문의 내용 확인
- 대응이 필요한 문제 선별
- 대응 방법과 담당자 결정
- 결정됫 것, 해야할 것 확인
한 시간 회의라면 이 의제에 대한 시간을 다음과 같이 분배할 수 있을 것입니다.
- 고객 문의 내용 확인: 5분
- 대응이 필요한 문제 선별: 15분
- 대응 방법과 담당자 결정: 35분
- 결정됫 것, 해야할 것 확인: 5분
이렇게 의제별 시간을 분배하면, 회의 참석자들이 시간을 의식하면서 회의를 하게 됩니다. 또한, 회의 중간 중간 남은 시간을 공유하여 회의 참가자들에게 경감심을 주고 종료 조건을 달성하는데 좀 더 집중할 수 있도록 만들 수 있습니다. 의제를 나누고 의제별 시간을 정하는 것 만으로도 충분히 회의를 촉진 시킬 수 있습니다.
회의가 제때 끝나지 않은 이유를 잠깐 살펴볼까요? 회의가 제때 끝나지 않는 이유는 다음과 같습니다.
- 회의와 관계 없는 이야기가 많이 나온다.
- 의논해야하는 이야기인지 아닌지 판단이 안된다.
이런 이유들은 회의의 목적이 확실하지 않을 때, 주로 발생합니다. 그래서 회의를 효율적으로 하는 방법을 다루는 책에서는 회의의 목적을 명확히 하라고 적혀있습니다. 그러나, 실제 회의에서 회의의 목적을 묻는 것은 쉽지 않으며 특히 신입 사원이 회의에서 회의 목적을 묻는 것은 불가능에 가깝습니다.
이렇 때 어떤 상태라면 '회의 종료'라고 말할 수 있나요?와 같이 회의 목적을 간접적으로 확인하는 질문을 하여, 회의의 목적을 확인할 수 있습니다. 물론, 직접적으로 희의 목적을 물을 수 있다면, 직접 회의의 목적을 묻는것이 가장 좋습니다.
사내 회의는 회의 참가자, 주최자가 회의의 목적을 명확히 생각하고 있지 않을 때도 있습니다. 이때는 회의 목적을 묻기전에 먼저 혼자서 생각을 한 후, 이를 유도하는 형식으로 회의 목적을 확인하는 것이 좋습니다. 만약, 혼자서 생각한 목적이 틀려도 구체적인 회의 목적을 유도할 수 있기 때문에 큰 도움이 됩니다.
대부분이 직장인들은 회의를 빨리 끝내고 싶어 합니다. 회의말고도 할 일이 많이 있기 때문이죠. 그래서 이와 같은 방법으로 회의 목적을 결정하고 공유하면, 회의 참가자들은 회의를 빨리 끝내기 위해 자연스럽게 해당 목표를 달상하려고 노력하게 됩니다.
회의의 목적(종료 조건)이 불명확하면 어떤 것을 얼마나 토론해야하는지 가늠하기가 어렵습니다. 그래서 종료 조건이 불명확한 회의는 시간내에 회의를 끝내기가 어렵습니다.
회의의 종료 조건, 즉 회의의 목적이 불명확하다는 것은 어떻게 알 수 있을까요? 간단한 예를 살펴보도록 하겠습니다.
- OO에 관해 의견을 듣고 싶습니다.
- OO에 관해 설명하겠습니다.
위와 같은 회의를 많이 있을거 같습니다만, 위와 같은 회의는 회의의 종료 조건이 불명확하다고 할 수 있습니다.
이 때는 “죄송하지만, OOO 상태가 되면 회의 종료라고 생각해도 되나요? 이 상태가 되도록 집중하겠습니다”와 같이 말하면서 회의 종료 조건을 확인할 수 있습니다.
회의의 종료 조건은 누구든 간단하게 생각할 수 있어야 하며, 이미지화가 쉬워야 합니다. 이런 종료 조건은 회의 참가자 모두가 하나가 되어 종료 조건을 달성하기 위해 집중하도록 만들어 줍니다.
회의의 명확한 종료 조건, 이미지화하기 쉬운 종료 조건을 공유하면 신기하게도 모든 참가자들이 그 목표를 달성하기 위해 각자 멋대로 노력하게 됩니다.
또한 회의 목표가 있으면 회의에서 토론중에, 지금하고 있는 토론이 목표 달성에 도움이 되는지 도움이 되지 않는지 판단할 수 있게 됩니다. 그래서 목표 달성과 관련없는 주제가 토론 주제로 나온다면 다른 회의를 통해 토론하게 하거나 회의 종료 조건을 달성할 수는 있는 주제로 유도할 수 있게 됩니다.
의제별 시간 분배
회의 참가자 모두가 목표에 집중하도록 하기 위해 중요한 또 한가지는 바로 회의 시간 확인입니다. 여기서 말하는 회의 시간 확인은 전체 회의 시간이 아닌 의제별 시간 확인을 말합니다.
의제별 시간을 확인하여 제한 시간을 두는 이유는 마감 효과를 위해서 입니다. 마감 효과란 마감 시간이 결정되면 마감 시간을 맞추기 위해 행동하게 되는 효과를 말합니다.
회의 중간에 남은 시간을 참가자에게 공유하면, 마감 효과가 더욱 효과적으로 작영하게 됩니다. 마감 효과는 생산성을 높이는데 큰 효과가 있으므로 회의뿐만 아니라 일반 업무에도 활영하면 큰 도움이 됩니다.
이렇게 의제별 시간을 확인해 두면, 토론이 길어져서 시간이 부족한 경우, 다음 의제로 넘어가기 전에 회의 시간을 연장할지, 진행 방법을 바꿀지 등을 결정할 수 있습니다. 예를 들어 남은 의제는 다른 회의 날짜를 잡아 회의를 진행하거나, 각자 숙제로 남은 과제를 해오도록 할 수 있습니다. 의제별 시간 확인은 이런 판단을 할 수 있는 기준이 됩니다.
또한 의제별 시간을 확인해 두면 추후 회의 개선에 활용할 수 있습니다. 회의 시간이 초과되었다면, 왜 초과되었는지 회고를 통해 그 이유를 파악할 수 있습니다. 시간 분배가 나빴는지, 진행 방법이나 참가자들의 협력이 잘 안 이뤄졌는지 회고를 하는 것이 가능하게 됩니다. 만약, 의제별 시간을 확인하지 않는다면, 무엇이 문제인지 파악하기가 어려워 제대로된 회고를 하기가 어려워집니다.
Tip
회의의 종료 조건, 시간 분배 확인은 해야할 일, 결정된 것을 확인하는 것보다 훨씬 어렵습니다. 특히, 회의 종료 조건의 확인은 주변의 도움없이는 힘들 수 있습니다.
회의의 종료 조건을 확인하는 단계로 가기 위해서는 먼저 해야할 일, 결정된 일을 일상화하여 자신의 신뢰도를 쌓을 필요가 있습니다. 이렇게 신뢰도가 쌓였다면, 회의전 동료와 미리 이야기를 하여 회의의 종료 조건을 확인하는데 협조를 구할 수 있습니다.
회의가 무언가를 발표하는 회의가 아니라면 이 회의에 필요한 자료는 공유가 목적이므로 미리 공유하는 되어야 합니다. 하지만 대부분의 회의중에는 누군가가 목소리를 내어 읽습니다. 보통 보고 형태의 회의에서 목소리를 내어 읽는 것을 자주 목격할 수 있습니다. 회의에서 가장 불필요한 시간은 자료를 읽는 시간입니다. 누군가가 자료를 보면서 목소리를 내어 읽기보다는 모두가 조용히 각자 읽는 것이 훨씬 효율적이고 빠릅니다. 자료가 미리 준비되었다면, 회의전에 각자 읽을 수 있도록 미리 공유하거나 본격적으로 회의를 시작하기 전에 각자 읽는 시간을 가지는 것이 좋습니다.
회의에 관련된 많은 책들이나 강의를 보면 회의의 목적을 확실히 하라는 이야기를 많이 접할 수 있습니다. 보통 회의 목적을 ‘토론하여 결과 도출하기’, ‘정보 공유하기’ 등으로 설정하는 경우가 많습니다. 하지만 토론과 정보 공유 뒤에 무언가가 존재하기 마련입니다. 따라서 회의 목적을 종료 조건으로 바꾸어 생각하면 더 적절한 목표를 설정할 수 있습니다.
회의의 종료 조건은 회의 참가자가 쉽게 이미지화할 수 있어야 합니다. 예를 들면 회의 목표와 종료 조건을 다음과 같이 설정할 수 있습니다.
❌: 신상품의 개요를 설명한다. 🔺: 신상품의 개요을 이해한 상태. 🟢: 신상품이 어떤 고객에게 효과가 있는지 이해한 상태.
회의의 종료 조건이 구체적일수록 참가자들의 집중도가 올라가며 생산성이 증가됩니다.
회의를 개선하려할 때, 하지 말아야 할 것들이 있습니다.
프레임워크 사용: 3C, 4P, SWOT 등과 같은 유명한 프레임워크가 있지만 대다수의 직장인들의 회의에서는 사용할 필요가 없습니다. 오히려 잘못된 프레임워크 사용 또는 불필요한 사용은 회의에 방해가 되고 효율성을 떨어뜨립니다.갑자기 진행자역을 하거나 진행자를 두는 것: 진행에 익숙한 프로도 회의 진행에 큰 어려음을 갖습니다. 따라서 진행 프로가 아닌 일반 직장인이 갑자기 진행자역을 한다는 것은 실패할 확률이 아주 높습니다. 진행자를 뽑으면 회의 참가자들은 회의 진행이 매끄러워질 거라는 괜한 기대감을 마저 가지게 됩니다. 그러므로 우선 숨은 퍼실리테이션으로 시작하는 것이 좋습니다.참가자의 발언을 요약하기: ‘그러니깐’, ‘요약하면’이라고 말하면서 상대방의 말을 요약하면, 상대방의 의도와 다르게 요약될 경우가 발생합니다. 이를 다시 바로잡으려 하거나 엉뚱한 방향으로 회의가 진행되어 회의가 길어질 수 있습니다. 참가자의 발언을 요약하는 것은 좀 더 능숙해졌을 때, 시도하는 것이 좋습니다.