회의 퍼실리테이션 3 - 필기하는 퍼실리테이션 - 회의 퍼실리테이션의 세번째 기술인 필기하는 퍼실리테이션을 시작하는 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

블로그 리스트

이 블로그 포스트는 시리즈로 작성되어 있습니다. 다른 내용을 확인하고 싶으신 분들은 아래에 링크를 참고하시기 바랍니다.

목차
회의 퍼실리테이션 1 - 회의가 끝나면 결정된 것, 해야할 것을 확인한다
회의 퍼실리테이션 2 - 회의가 시작되면 회의 종료 조건과 의제, 시간 분배를 확인한다
회의 퍼실리테이션 3 - 필기하는 퍼실리테이션

회의 퍼실리테이션 3 - 필기하는 퍼실리테이션

지금까지는 숨은 퍼실리테이션으로써 확인하는 퍼실리테이션에 대해서 설명하였습니다. 이 확인하는 퍼실리테이션이 회의 문화로 정착되었다면 이제 다음 단계인 필기하는 퍼실리테이션을 도전해볼 수 있습니다.

필기하는 퍼실리테이션은 화이트 보드를 사용하여 회의에서 나온 의견을 그대로 적는 것입니다. 보통 이런 행동은 윗사람이 하는 경우가 많은데, 그럼 아랫 사람들이 발언하기가 어렵고 개선의 여지가 있어도 지적하기가 어렵습니다.

이런 환경에서는 비효율적인 회의는 개선되지 않고, 젊은 사원들은 이런 문제를 참고 문제를 방치하게 됩니다. 그럼 회사에서 이런 회의가 당연시 되고, 이를 경험한 젊은 사원들이 윗사람들이 되면 보고 배운게 이런 회의뿐이여서 자신들이 비효율적인 회의를 진행하게 됩니다. 이는 곧 악순환의 시작이 됩니다.

비효율적인 회의를 지속적으로 해 오던 사람들은 자신의 회의가 비효율적인 회의라고 생각하지 않습니다. 왜냐하면 지금까지 효율적인 회의를 경험해 보지 못했기 때문입니다.

이런 악순환을 끊기 위해서는 효율적인 회의의 모범 사례를 보거나 직접 참여해 봐야 합니다. 자신의 회사가 효율적인 회의를 진행하고 있지 않다고 느낀다면 지금 당장 조금씩 회의를 효율적으로 바꿔 이런 악순환을 끊으려 노력해야 합니다.

필기하는 퍼실리테이션은 회의에 내용을 필기(Scribe)함으로써 회의를 효율적으로 만드는 기술입니다.

필기(Scribe): 회의 내용을 그대로 받아적는 것.

이 퍼실리테이션 기술은 회의중 같은 주제를 반복해서 이야기하거나 주제에서 이야기가 점점 다른 곳으로 가는 것 같지만 주제에서 멀어지지 않고 있는 상황을 개선할 때 사용하면 효과적입니다.

회의중에 같은 말을 반복한다.
이야기의 화제가 점점 다른 곳으로 가나, 주제에서는 벗어나지 않는다.
말을 하기만 하고 정리가 안된다.
의견, 질문, 대화 주제가 섞여서 알기가 어렵다.
방금 말한 내용인거 같은 느낌을 받는다.
과거에 논의한 내용이 기억나지 않는다.

회의에서 필기를 한다는 것은 어려운 것이 아닙니다. 말그대로 회의중에 발언을 그대로 받아적으면 됩니다. 이때 의견, 논점, 결정 항목을 의식하여 나눠 적기만 하면 됩니다.

의견: 발언한 내용을 그대로 적습니다.
논점: 질문이나 의제를 “질문”으로 명시해서 기록하면 좋습니다.
결정 항목: 종료 조건이나 시간 배분, 결정된 것, 해야할 것 등이 여기에 해당합니다. 확인하는 퍼실리테이션을 리얼 타임으로 진행한다는 느낌입니다. “결정”이라는 단어로 명시해서 기록하면 도움이 됩니다.

이렇게 회의에서 위에 세가지 관점을 가지고 필기를 하면 회의의 흐름, 진행 상황이 눈에 보이게 됩니다.

필기하는 퍼실리테이션은 회의 내용을 정리하고 눈에 보이게 함으로써 회의를 효율적으로 만드는 기술입니다. 따라서 회의중에 앞에 나와 화이트보드에 회의 내용을 필기하여 모두가 볼 수 있도록 해야 합니다.

하지만, 필기하는 퍼실리테이션은 대화 내용을 잘 캐치하여 리얼 타임으로 정리해야하기 때문에 상당히 어려운 기술입니다. 따라서 처음부터 회의에 바로 적용하지 말고, 회의록이나 회의중에 혼자서 필기 연습을 한 후, 적응이 되면 앞에 나와 시도해 보는 것이 좋습니다.

회의가 시작되면 우선 화이트보드에 회의의 배경, 종료 조건, 시간 배분을 기록합니다. 그 다음 의제, 회의의 주제를 적고, 회의를 진행하면서 나온 내용을 받아 적습니다.

회의는 논점에 대한 대답(의견)이 쌓이면서 성립됩니다. 여러 논점이 동시에 의논하는 것은 물리적으로, 논리적으로 불가능합니다. 그러므로 지금 무슨 논점에 대해 의논하고 있는지 명확히 하면 회의의 내용을 서로 잘 이해할 수 있게 됩니다.

회의 대주제
- 논점 1
  - 의견 1
  - 의견 2
  - 의견 3
  - 결론
- 논점 2
  - 의견 1
  - 의견 2
  - 결론

회의는 위와 같은 구조를 가지게 됩니다. 여기서 결론이 없는 경우 ? 마크 등을 넣어 결론이 안난 논점임을 표시합니다. 의견은 한마리도 요약하여 기록할 필요는 없습니다. 의견의 의도를 알 수 있도록 기록하면 됩니다.

회의중에 회의 내용을 실시간으로 적는 것은 매우 어렵습니다. 만약, 내용이 이해되지 않거나 다 적지 못했다면 “죄송하지만 다 적지 못했는데, 다시 한번 말씀해주시겠어요?” 또는 “지금까지 의견을 어떻게 적으면 좋을까요?”라고 확인을 해야 합니다. 그림은 꼭 그릴 필요는 없습니다. 회의 내용에 대한 이해를 돕기 위해 필요하다면 그려도 좋지만, 필수는 아닙니다.

회의에서 발언하는 사람도 대부분 정리가 되지 않은 상태에서 이야기를 합니다. 그래서 이런 확인 동작을 통해 발언자도 자신의 의견을 정리하는 좋은 기회가 될 수 있습니다.

갑자기 큰 회의에서 화이트 보드 앞에 서서 필기를 시작하는 것은 당연히 어렵습니다. 우선 2~3인 정도의 작은 회의에서 A3 용지 또느 노트를 이용하여 필기하는 퍼실리테이션을 연습하는게 좋습니다. 이를 통해 다른 멤버들도 필기하는 퍼실리테이션을 인식하고, 적응할 수 있는 시간이 되며, 효과가 있는 경우 내 편으로 만들 수도 있습니다.

필기하는 퍼실리테이션의 목적은 회의의 내용을 가시화하여 회의를 효율화하는 것입니다. 따라서 화이트보드에 작성하는 내용은 예쁠 필요없이 회의 참가자들이 알아 볼 수 있도록 작성하기만 하면 됩니다.

회의의 실시간 필기의 효과

회의에 참가한 참가자들은 다른 사람의 말을 잘 안 듣는 경향이 있습니다. 회의 참가자들 중 대부분은 자신의 의견이나 말할 내용을 생각하거나 회의 전까지 하던 일들을 생각하고 있습니다. 그래서 필기하는 퍼실리테이션으로 화이트 보드에 실시간으로 필기를 하면 회의 참가자들이 다시 회의 내용으로 돌아왔을 때, 길을 잃지 않게 효과가 있습니다. 또한 잠깐 딴 짓을 해서 회의의 내용을 놓친 사람도 화이트 보드를 보고 회의의 흐름으로 다시 되돌아오기 쉽습니다.

토론은 지금까지의 내용을 바탕으로 다음 의견이나 제안을 하게 됩니다. 만약, 화이트 보드에 어떠한 필기도 되어 있지 않다면 모든 내용을 회의 참가자 자신이 기억해야 합니다. 이는 거의 불가능에 가깝습니다. 사람이 한번에 기억할 수 있는 키워드는 7개 정도라고 알려져 있습니다. 그러므로 회의 내용을 기록하지 않으면 점점 앞에 내용이 잊쳐져 갑니다. 필기하는 퍼실리테이션은 지금까지의 내용을 모두 보여주므로 회의 참가자가 다음 의견이나 제안을 내기가 쉽습니다.

회의중에 회의 참가자들은 각자 회의 내용을 메모합니다. 동일한 회의 내용이므로 메모의 내용도 동일하게 됩니다. 이를 필기하는 퍼실리테이션으로 한 사람이 메모를 하게 되면 다른 참가자들은 메모를 할 필요가 없어져 회의에 더 집중할 수 있게 됩니다.

회의 내용을 단순히 필기하기만 한다면 회의가 효율적으로 변하지 않습니다. 회의에서 필기를 중심으로, 필기하는 내용을 적극적으로 활용해야 더욱 효율적인 회의가 될 수 있습니다.

필기하는 퍼실리테이션을 하다보면 받아적기 어려운 회의가 있습니다. 이는 받아적는 사람의 스킬이 부족보다는 회의 자체가 엉망일 가능성이 높습니다. 필기하는 퍼실리테이션의 능력을 키우는 것도 중요하지만, 회의 자체를 받아적기 쉽게 진행하는 것이 훨씬 더 중요합니다. 받아적기 쉬운 회의는 효율적이고 정리정돈이 잘 된 상태이기 때문입니다.

Tip

회의를 변화시키기 위해서는 많은 회의의 참석해서 동일한 행동을 하기보다는 적은 범위에서 참석자들이 충분히 효과를 느낄 때까지 지속적으로 시도하는 것이 좋습니다. 하나의 회의에서 모두가 변화에 적응한 후, 다른 회의에서 동일한 절차를 거치는 것이 회사 전체의 회의를 변화시키는데 더욱 효과적입니다.

회의의 내용을 그대로 적는데는 시간이 많이 걸립니다. 따라서 약어, 기호 등을 사용하여 최대한 간략히 작성할 필요가 있습니다. 회의 참석자들은 회의의 내용을 이해하고 있기 때문에 이런 약어나 기호 등을 봐도 어떤 내용이였는지 이해할 수 있습니다.

필기하는 퍼실리테이션을 쉽게 시작하는 방법, 정착 시키는 방법은 다음과 같습니다.

주변에서 자연스럽게 필기하는 퍼실리테이션을 하자는 분위기를 만들어야 합니다.
작은 회의에서 시작하여 내 편이 될 사람들을 만들면, 필기하는 퍼실리테이션을 시작하기 편해집니다.
A3 용지와 같이 화이트보드가 아닌 곳에서 연습을 합니다.
화이트보드에서 필기하는 것이 어려운 경우 A3 용지를 사용하여 필기하는 퍼실리테이션을 진행합니다.
필기하는 퍼실리테이션에 관한 세미나에 참가하거나 트레이닝을 열어 필기하는 퍼실리테이션의 중요성을 알립니다.
신입 사원 연수에 필기하는 퍼실리테이션을 포함시켜 회사의 문화로 자리잡을 수 있도록 합니다.
신입 사원에게 필기 퍼실리테이션을 시킵니다. 신입 사원은 회의에 참가해도, 참가하지 않아도 큰 문제가 없습니다. 그래서 대부분의 신입 사원들이 회의에 참석하면 회의에 집중하지 못합니다. 이때, 필기하는 퍼실리테이션을 시켜면, 회의에 집중할 수 있고 회의 내용을 듣고, 정리하고, 이해를 하는 연습이 될 수 있습니다.

필기하는 퍼실리테이션으로 화이트보드에 회의 내용을 작성할 때, 화이트보드에 모든 내용을 다 적기 어려운 경우가 있습니다. 이 때는 화이트보드에 필기하기 전에 세로선 2개를 그어서 화이트보드를 3등분해두면 화이트보드를 좀 더 효율적으로 사용할 수 있게 됩니다. 이렇게 3등분해서 사용해도 부족한 경우, 화이트보드 뒷면을 이용하거나 사진을 찍고 해당 내용을 지운 후 다시 필기하는 방법을 사용하면 됩니다.

화이트보드에 작성하는 글씨 크기는 회의 참가자가 알아볼 수 있는 크기여야 합니다. 회의에 참석하는 사람이 많아 큰 회의실을 사용한다면 당연히 큰 글자 크기를 사용해야 합니다. 따러서 회의 시작전에 화이트보드에 글씨 크기를 테스트 해보는 것이 좋습니다.

어떤 내용을 필기해야할지 잘 모르겠다면 우선 키워드를 신경쓰면서 필기를 하면 됩니다. 말하고 싶은 것은, 결국, 요약하면 등과 같이 의견을 정리하는 키워드가 나왔다면 이 뒤에 나올 내용은 반드시 화이트보드에 필기를 해야합니다. 또한, 건수, 인원수, 날짜 등과 같은 숫자가 나오면 화이트보드에 필기를 하는 것이 좋습니다.

화이트보드에 회의 내용을 필기할 때, 그림이나 화살표 등을 활용하면 훨씬 더 알기 쉽지만 받아적기가 쉽지 않습니다. 일단 글자만으로 표현하고, 필기하는 퍼실리테이션이 충분히 익숙해지면 그림이나 화살표 등을 활용하는 것이 좋습니다.

효율적인 회의를 위해서 회의에 자주 언급되는 프레임워크인 SWOT, 3C 등은 사용할 필요가 없습니다. 먼저 회의를 눈에 보이게 만들면 부족한 부분, 개선할 부분이 보이기 시작합니다. 이런 개선점들을 수정해 나가면서 회의를 효율적으로 변경해 나가는 것이 좋습니다.